V skratke
- Faktúra ťa stojí dvakrát: poplatkom a tvojím časom. Dve osi, jedna mapa, štyri rohy.
- Väčšina živnostníkov a malých firiem sedí v rohu „lacno, ale všetko ručne“ a myslí si, že von vedie len drahý program alebo účtovník.
- Roh „lacno a bez práce“ existuje: 0,10 € bez DPH za faktúru a deväť krokov, ktoré appka urobí sama alebo skráti.
- Sebatest má dve otázky a trvá minútu. Na konci vieš, kde si a čo ťa posunie.
Dve otázky namiesto cenníka
Keď si vyberáš fakturačný program, cenník ti ukáže len jednu os: koľko zaplatíš mesačne. Druhú os ti nikto neukáže, hoci stojí viac. Je to tvoj čas: koľko minút ťa stojí jedna faktúra od chvíle, keď ju začneš písať, až kým je zaplatená, spárovaná a u účtovníčky.
Sebatest preto má dve otázky:
- Koľko platíš za fakturáciu mesačne? Paušál, balíky, poplatky za odoslanie alebo prijatie. Ak fakturuješ v Exceli a posielaš e-mailom, odpoveď je 0 €.
- Koľko minút ti berie jedna faktúra? Opísať odberateľa, vypísať položky, poslať, skontrolovať v banke, či prišla platba, poslať upomienku, preposlať účtovníčke. Pri ručnom postupe je to bežne 15 až 30 minút na doklad.
Dve odpovede sú bod na mape.
Štyri rohy mapy
| Málo tvojej práce | Veľa tvojej práce | |
|---|---|---|
| Drahé | Účtovník alebo veľký systém robí všetko. Pohodlné, ale pri pár faktúrach mesačne drahé. | Program s paušálom. Faktúru vystavíš rýchlo, ale platby kontroluješ v banke, e-faktúry a export riešiš mimo neho. |
| Lacné | Easy Faktúra: 0,10 € bez DPH za faktúru, ostatné beží samo. | Word, Excel, šablóna z internetu, banka a e-mail. Nič neplatíš, všetko robíš ty. |
Pravý dolný roh je bezpečná voľba na začiatku podnikania. Čas v ňom ale rastie s každou faktúrou a s rokom 2027, keď platiteľ DPH posiela podnikateľom e-faktúry a prijať ich musí vedieť každý podnikateľ. Excel ich nevyrobí ani neprijme.
Cesta do ľavého dolného rohu: deväť krokov
Toto je životný cyklus jednej faktúry a pri každom kroku to, čo za teba v Easy Faktúre beží samo alebo sa skráti na pár sekúnd.
1. Opísať údaje odberateľa
Predtým: názov, adresa, IČO, DIČ, IČ DPH z obchodného registra do šablóny. Teraz: napíšeš IČO alebo názov a údaje doplní register. Na zaniknutú firmu ťa appka upozorní. Peppol ID odberateľa odvodí z DIČ a každú noc overí, či je v sieti.
2. Vypísať položky
Predtým: každá položka od nuly. Teraz: od dvoch znakov ti appka ponúkne hotovú položku s mernou jednotkou. Keď niekomu fakturuješ pravidelne, po troch faktúrach ti v správny deň sama navrhne ďalšiu. Nájom alebo servis nastavíš raz ako pravidelnú faktúru a v zvolený deň máš pripravený koncept.
3. Skontrolovať a poslať
Predtým: PDF uložiť, otvoriť e-mail, priložiť, napísať text. Teraz: jedno okno, v ňom e-mail, Peppol alebo PDF. E-mail odíde bez poplatku s PDF pre človeka aj XML pre účtovný program. Pred odoslaním appka faktúru skontroluje rovnakými pravidlami ako sieť. Pri e-maile slovenskému podnikateľovi skontroluje aj súhlas odberateľa a bez neho ponúkne Peppol.
4. Zistiť, či faktúra došla
Predtým: telefonát „prišla ti faktúra?“. Teraz: stavy Odoslaná, Doručená a Zobrazená, aj s počtom, koľkokrát si ju odberateľ otvoril.
5. Dostať zaplatené
Predtým: odberateľ prepisuje IBAN a variabilný symbol, ty kontroluješ výpis. Teraz: QR kód na faktúre aj na stránke dokladu, ktorú odberateľ otvorí bez prihlásenia. Výpisy ti internet banking posiela sám na adresu, ktorú dostaneš v appke, zo šiestich bánk a bez napojenia na API banky. Platby sa spárujú podľa variabilného symbolu a faktúra sa označí ako uhradená. Jasné zhody samy, neisté potvrdíš.
6. Naháňať dlžníkov
Predtým: zoznam v hlave a nepríjemný e-mail. Teraz: Nástenka ukáže, koľko ti dlhujú, ako dlho a kto. Upomienku pošleš jedným klikom, hromadne z filtra Po splatnosti, alebo ju appka pošle sama zvolený počet dní po splatnosti. Vždy s čerstvým PDF a QR kódom na zostatok.
7. Prijať faktúry od dodávateľov
Predtým: e-maily, prílohy, prepisovanie. Teraz: e-faktúry cez Peppol chodia do Prijatých samy každých päť minút. Tvoja firma má aj vlastnú adresu, na ktorú ti dodávateľ pošle e-faktúru e-mailom bez poplatku, a ráno o 8:00 dostaneš súhrn. Zoznam dodávateľov sa vytvorí sám a súhlas s e-mailom im pošleš jedným klikom všetkým. Pri prijatej faktúre máš QR kód, ktorým ju zaplatíš v bankovej appke. Podrobnosti na stránke prijímanie e-faktúr.
8. Odovzdať účtovníčke
Predtým: ZIP s PDF-kami na konci mesiaca. Teraz: účtovníčke, ktorá účtuje v KROS Omega, dáš doklady jedným súborom, výpisy za obdobie naraz. Ak má účtovnú kanceláriu v Easy Faktúre, vidí tvoje doklady sama, stiahne ich za mesiac jedným ZIP-om a označí ako zaúčtované. Pre teba aj pre ňu bez poplatku.
9. Doklady z e-shopu
Predtým: ku každej objednávke ručne doklad. Teraz: objednávka z e-shopu na Easy Pay dostane proformu a po úhrade faktúru sama.
Čo platíš a čo nie
Spoplatnené sú tri akcie, každá 0,10 € bez DPH: vytvorenie faktúry, odoslanie e-faktúry cez Peppol a prijatie e-faktúry cez Peppol. Platíš kreditom, dobíjaš od 5 € a kredit neexspiruje. Mesiac bez faktúry stojí 0 €. Všetko ostatné je v cene:
| V cene | |
|---|---|
| Faktúra e-mailom s PDF aj XML | Doručenie priamo firme v Easy Faktúre, pre obe strany |
| Zápis do siete Peppol | Prijatie e-faktúry e-mailom na vlastnú adresu |
| Súhlasy odberateľom aj dodávateľom | Proforma, dobropis, storno |
| Párovanie úhrad a výpisy e-mailom z banky | Upomienky |
| Export pre účtovníčku a výpisy pre účtovníctvo | Režim účtovná kancelária pre kanceláriu aj klienta |
| Používatelia a roly, API kľúče | Import starých faktúr |
Presné čísla pre tvoj počet faktúr spočíta kalkulačka na stránke o cene fakturácie. Všetky funkcie sú na stránke Funkcie.
Čo zostáva na tebe
Poctivo: štyri veci appka za teba neurobí.
- Potvrdiť neisté párovanie platby, keď variabilný symbol nesedí.
- Odoslať koncept pravidelnej faktúry. Vznikne sám, odoslanie je tvoje rozhodnutie.
- Dobiť kredit, od 5 €.
- Zapísať sa do siete Peppol: dva kroky, poverenie v appke a výber na portáli Finančnej správy. Hotové do minúty.
Zvyšok je bodka v ľavom dolnom rohu.